OHTO – Vapepan uusi hälytysjärjestelmä

OHTO on Vapepan nettipohjainen yksittäisten toimijoiden, ryhmien ja hälytysoperaatioiden hallintajärjestelmä, joka mahdollistaa vapaaehtoistoiminnan hälyttämisen, tukemisen, viestinnän ja raportoinnin tehokkaasti sekä monipuolisesti. Nettipohjaisena sitä voidaan käyttää pöytäkoneilla, kannettavilla koneilla, tableteilla ja älypuhelimilla. OHTO on otettu operatiiviseen hälytyskäyttöön vuoden 2017 alusta. OHTO on henkilötietolain alainen henkilörekisteri, lue tästä rekisteriseloste.

Katso video Ohtoon rekisteröitymisestä osoitteessa https://www.dreambroker.com/channel/xq5s2t0l/757ke92o.

 

OHTO tarjoaa

  • Tekstiviestihälytysjärjestelmän, joka lähettää henkilökohtaisen hälytyksen ja muun tehtävän aikaisen informaation suoraan jokaiselle OHTOon rekisteröityneelle hälytysryhmän jäsenelle.
  • Hälyttämismallin, jossa toimikunta- tai maakuntarajat eivät vaikuta hälyttämiseen, vaan tapahtumapaikan lähin ryhmä hälytetään pääsääntöisesti ensin.
  • Helpon hälytysryhmän jäsenrekisterin ylläpitäjille ja hälytysryhmien johtajille.
  • Yksinkertaisen käyttöliittymän älypuhelimella ja tabletilla tietokoneen lisäksi.
  • Paremmat raportit toiminnasta rahoittajille ja muille sidosryhmille.
  • Myös jäsenjärjestökohtaiset toimintaraportit.

Yksittäisen käyttäjän rekisteröityminen

 

Jokainen OHTOon rekisteröitynyt vapepalainen voi ylläpitää omia tietojaan netissä. Rekisteröityminen tapahtuu kirjoittamalla nettiselaimen osoiteriville https://ohto.vapepa.fi ja siirtymällä ko. sivulle, jolloin aukeaa kuvan 1 mukainen näkymä.

Video-ohje rekisteröitymiseen löytyy osoitteessa https://www.dreambroker.com/channel/xq5s2t0l/757ke92o.

  • Klikkaa ”Rekisteröidy” (kuva 1, siirrä hiiri kuvan päälle, niin näet kuvan numeron).
  • Järjestelmä pyytää puhelinnumerosi (kuva 2), kirjoita se kansainvälisessä muodossa (+358… ).
  • Numeron annettuasi, klikkaa TILAA painiketta (kuva 2), jolloin omaan puhelimeesi tulee nelinumeroinen varmistuskoodi. Tällä koodilla tarkistetaan puhelinyhteyden toimiminen sekä varmistetaan että juuri sinä otit yhteyttä palvelimeen.
  • Kirjoita tekstiviestinä saamasi rekisteröintikoodi sille tarkoitettuun kenttään ja klikkaa sen jälkeen JATKA painiketta (kuva 3).
  • Kun salasanaa kysytään, tulee sen olla vähintään kahdeksan (8) merkkiä pitkä.
  • Siinä kaikki, tilisi on nyt luotu ja pääset seuraavaksi muokkaamaan tietojasi (kuva 4).
Kuva 2
Kuva 1
Kuva 3

Täytä omat tietosi

 

Käyttäjätunnus on hyvä olla käytössäsi oleva ja toimiva sähköpostiosoite tai vaihtoehtoisesti muotoa etunimi.sukunimi (kuva 4).

  • Voit valita, päivitätkö tietojasi vain itse, vai annatko luvan myös ryhmäsi ylläpitäjälle päivittää tietojasi.
  • Voi valita myös onko tilisi aktiivinen (saat hälytykset), vai pois käytöstä (esim. loma-ajat tms.).
  • Täytä vähintään pakolliset tiedot (tähdellä merkityt kohdat), mielellään myös osoitetietoja, jotta sinut löydetään järjestelmästä kun ryhmäsi yhteystietojen ylläpitäjä liittää sinut omaan hälytysryhmääsi.
  • OHTO:ssa on mahdollisuus valita ensisijainen puhelinnumero salaiseksi, valitsemalla Puhelin-kentän alapuolella oleva valintalaatikko.
  • Jokaisen on hyvä rekisteröityä itse. Ylläpito voi pakottavissa tilanteissa myös luoda käyttäjätilin henkilön puolesta.
  • Kun järjestelmä otetaan käyttöön, hälytysten saamisen edellytyksenä on, että henkilö on rekisteröitynyt OHTOon ja hälytysryhmän ylläpitäjän toimesta liitetty omaan hälytysryhmäänsä.
  • Lähtökohtaisesti yksittäisen käyttäjän lisää hälytysryhmänsä jäseneksi ryhmän oma yhteystietojen ylläpitäjä (ryhmänjohtaja, ykköshälyttäjä tai muu ryhmän yhteystietojen ylläpitäjäksi määritelty henkilö).
Kuva 4

Omien tietojen muokkaaminen

 

Jokainen rekisteröitynyt vapepalainen pääsee muokkaamaan tietojaan niillä tunnuksilla, joilla on rekisteröitynyt OHTOon. Tai jos OHTOn ylläpitäjä on tehnyt rekisteröinnin jäsenen puolesta, niin niillä tunnuksilla jotka jäsenelle on kerrottu sähköpostitse, tekstiviestillä tms. tavalla.

OHTOon kirjaudutaan osoitteessa https://ohto.vapepa.fi (kuva 5).

Kuva 5

Hälytysryhmän ylläpitäjän käyttöliittymä ja hälytyskortti

 

Kun Keski-Suomen alueella toimiva hälytysryhmän ylläpitäjä on itse rekisteröitynyt, tulee tästä laittaa ilmoitus sähköpostilla osoitteeseen yllapito@vapepakeski-suomi.fi. Viestiin tulee kirjoittaa oma nimi, oma paikallistoimikunta ja sen hälytysryhmän nimi jonka ylläpitäjä on. OHTOn Keski-Suomalaisten ylläpitäjien toimesta hälytysryhmän ylläpitäjä liitetään oman hälytysryhmänsä ylläpitäjäksi. Tämän jälkeen hälytysryhmän hallinnointi on mahdollista itse omilla kirjautumistunnuksilla. HUOMIO! Jos olet hälytysryhmän ylläpitäjä muualla kuin Keski-Suomessa, ota yhteyttä oman alueesi OHTO ylläpitäjään.

Ylläpito

 

  • Hälytyskortti on yksinkertaisinta ylläpitää suoraan järjestelmässä (kuva 6).
  • Hälytysryhmän muut jäsenet voidaan poimia ryhmän jäseniksi sen jälkeen, kun he ovat ensin rekisteröityneet OHTO järjestelmään.
  • Ryhmän hälytyskorttiin lisätään ryhmän hälyttäjät ryhmän jäsenistä (varajärjestelmä), toimialueet ja kalusto.
  • Ryhmällä voi olla useampia ylläpitäjiä.
Kuva 6

OHTO hälytysviestit

 

Hälytyksen tullen järjestelmä lähettää hälytyksen jokaisen rekisteröityneen ja hälytysryhmäänsä liitetyn henkilön puhelimeen, esimerkiksi

”Operaatio nro 168/Etsintä/Laukaa(Peurunka)/ Välittömästi.
Kuittaus: 168 ok/ei/pm hh.mm”

Malliviestissä on punaisella operaation numero, joka on operaatiokohtaisesti vaihtuva numero. Ryhmän jokainen jäsen, myös ryhmän omat hälyttäjät vastaavat saamaansa hälytysviestiin oman sen hetkisen tilanteensa mukaisesti jollakin alla esitetyllä tavalla (ilman heittomerkkejä):

  1. operaation numero ok
    (pääsen tulemaan), jolloin järjestelmä lähettää automaattisesti vahvistusviestin, jossa vahvistetaan jäsenen tuleminen, kerrotaan esimerkiksi kokoontumispaikan osoite, sekä mahdollisia tuntomerkkejä, esim.:”Tulossa/Peurungan kylpylä, Laukaa (Peurunka)/Kadonnut lapsi 6v. Punainen polkupyörä”.
  2. operaation numero ei
    (en pääse tulemaan), jäsen ei saa enää uutta viestiä.
  3. operaation numero pm hh.mm
    (pm = pääsen myöhemmin hh.mm = kellonaika, esim. pm 17.45), vahvistusviesti lähetetään kuten kohdassa 1.
  4. operaation numero pm hh.mm mukana mönkijä
    (pm = pääsen myöhemmin hh.mm = kellonaika, esim. pm 17.45 ja viestin päätteeksi mahdollinen lisätieto), vahvistusviesti lähetetään kuten kohdassa 1.

Alla joitakin esimerkkivastauksia liittyen edelliseen malliviestiin:

  • Jäsen pääsee heti, jolloin vastataan hälytysviestiin vastaustoiminnolla ja kirjoitetaan vain seuraava teksti: 168 ok
  • Jäsen pääsee klo 18.35, jolloin vastataan hälytysviestiin vastaustoiminnolla ja kirjoitetaan vain seuraava teksti: 168 pm 18.35
  • Jäsen ei pääse, jolloin vastataan hälytysviestiin vastaustoiminnolla ja kirjoitetaan vain seuraava teksti: 168 ei
  • On mahdollista lähettää vastausviestin ohessa myös lisätietoa, esimerkiksi jäsen haluaa kertoa, että pääsee heti ja ottaa mönkijän mukaansa. Vastausviestiin kirjoitetaan tällöin esimerkiksi seuraava viesti: 168 ok otan mönkijän mukaan

Jos jäsenen tilanne muuttuu viestin laittamisen jälkeen, voi sitä ilmoittaa lähettämällä uusi viesti. Esimerkiksi jäsen on ensin ilmoittanut, että ei pääse, vastausviestillä: 168 ei. Hänelle tuleekin mahdollisuus päästä mukaan, voi hän laittaa uuden vastausviestin esimerkiksi seuraavasti: 168 pm 23.00.

Tehtävänaikaiset viestit tulevat kaikille mukaan tehtävälle ilmoittautuneille omaan puhelimeen: etsinnän lopettaminen, johtopaikan siirtyminen, lisätiedot kadonneesta ym. Järjestelmä lähettää myös valmiushälytys ja valmiusharjoitus-viestejä, joihin ei pyydetä kuittausta.

Hälytykseen kannattaa aina vastata, vaikka sen huomaisi vasta myöhemmin. Jos avuntarve on edelleen olemassa, järjestelmä lähettää kokoontumispaikan osoitteen ja esim. tuntomerkkejä kadonneesta. Jos tilanne on päättynyt, järjestelmä ilmoittaa myös siitä.

OHTO lähettää viestinsä toistaiseksi samasta numerosta (+358404563670), joten se kannattaa tallentaa oman puhelimen muistiin. Joissakin puhelimissa voi tekstiviestiäänen valita numerokohtaisesti, jolloin jo tekstiviestin äänestä voi kuulla että puhelimeen tuli Vapepan OHTO-hälytys. Lue lisää puhelimesi käyttöohjeesta.

Alkuperäinen ohje on valmiuskouluttaja Aki Valosen (Vapepa Pohjanmaa) laatima. Ohjetta on muokattu vastaamaan Vapepa Keski-Suomen tarpeita valmiuskouluttaja Heikki Maukosen toimesta.

%d bloggaajaa tykkää tästä: